.garage Gründerportrait Sarah Hagemann

Events zu planen, zu steuern und umzusetzen, zieht sich wie ein roter Faden durch Sarahs beruflichen Weg. Nach ihrer Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau sammelte sie Erfahrungen in verschiedenen Bereichen der Branche – von der Hotellerie über Agentur und Catering bis hin zur Unternehmens- und Endkundenseite. Fast ein Jahrzehnt später entschied sie sich zusätzlich für ein Studium der Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftspsychologie, um sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln. Heute führt sie ihre eigene Eventagentur und ist dort sowohl Inhaberin als auch operativ als Eventmanagerin tätig. Im Interview erzählt Sarah unter anderem, wie sie ihren Weg in die Selbstständigkeit gefunden hat und was sie sich für die Zukunft wünscht.

Was ist Deine Geschäftsidee, wie bist Du darauf gekommen und wann bist Du gestartet?

Eine klassische „Geschäftsidee“ im Sinne einer Erfindung gab es bei mir nicht. Ich habe vielmehr das, was ich viele Jahre im Angestelltenverhältnis gemacht habe, in die Selbstständigkeit überführt. Ich war immer im Eventmanagement tätig und habe diese Expertise ab dem ersten Tag meiner Selbstständigkeit hauptberuflich weitergeführt. Ich hatte für einen kurzen Moment vor, mein Studium zu nutzen, um auch einen Fuß in das HR oder Changemanagement zu bekommen – aber ich liebe Eventmanagement zu sehr, als dass ich das aufgeben könnte.

Was genau bietest Du wem an?

Ich begleite meine Kund*innen (B2B only) ganzheitlich in der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen – von der ersten Idee bis zur Nachbereitung. Das beginnt bei der Konzeption individueller Veranstaltungsformate, abgestimmt auf Ziele und Rahmenbedingungen. Darauf aufbauend plane ich die Events im Detail, recherchiere und buche Locations und Dienstleister, koordiniere alle Gewerke und unterstütze beim Einladungs- und Teilnehmermanagement. Häufig entwickle ich gemeinsam mit meinen Kund*innen auch die Agenda, plane Rahmen- und Abendprogramme sowie Incentives und stimme Kommunikations- und Printmaterialien ab.

Während der Veranstaltung selbst bin ich vor Ort, steuere den Ablauf, koordiniere alle Beteiligten und bin zentrale Ansprechpartnerin für Kund*innen und Dienstleister. Nach dem Event folgt die Nachbereitung: Rechnungsprüfung, Kostenübersicht, Auswertung von Feedback und eine strukturierte Nachbesprechung zur Optimierung zukünftiger Formate.

Wie sieht ein typischer Arbeitstag bei Dir aus? Was sind typische Tätigkeiten?

Einen klassischen „typischen“ Arbeitstag gibt es bei mir eigentlich nicht – und genau das macht den Job auch aus. Jeder Tag ist anders, weil jede Veranstaltung und jeder Kunde unterschiedliche Anforderungen mitbringen. In der Regel starte ich mit E-Mails und einem Blick auf meine To-do-Listen, um Prioritäten zu setzen. Je nach Projektphase arbeite ich an Konzepten, plane Details oder führe Abstimmungen mit Kund*innen und Dienstleistern durch. Meetings, Calls und teilweise auch Vor-Ort-Termine gehören fest dazu. An Veranstaltungstagen richtet sich mein Ablauf komplett nach der Agenda. Ich bin meist frühzeitig vor Ort, stelle sicher, dass alles vorbereitet ist, begleite den gesamten Ablauf und bleibe auch danach noch, um den nächsten Tag vorzubereiten.

Was war bisher Dein spannendster Auftrag/ Dein spannendstes Projekt?

Ich empfinde es tatsächlich als großen Luxus, dass ich viele spannende Projekte begleiten darf. Besonders eindrucksvoll sind für mich mehrtägige Veranstaltungen mit größerem Budget, weil man hier Erlebnisse schaffen kann, die nachhaltig in Erinnerung bleiben.

Ein Highlight war zum Beispiel ein mehrtägiges Event in Barcelona, bei dem Tagung und Rahmenprogramm miteinander verbunden wurden. Ich war fast eine Woche vor Ort und konnte hautnah erleben, wie sehr die Gäste diese besonderen Momente wertschätzen. Genau diese Kombination aus inhaltlicher Arbeit und emotionalen Erlebnissen macht für mich den Reiz aus.

Was waren bisher die größten Herausforderungen für Dich in der Selbstständigkeit?

Eine der größten Herausforderungen ist sicherlich das unternehmerische Risiko. Mein Einkommen hängt direkt von meinen Aufträgen ab. Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten werden Events oft hinterfragt oder reduziert. Gleichzeitig ist auch das Gegenteil eine Herausforderung: Wenn viele Projekte parallel laufen, erfordert es ein hohes Maß an Organisation, um alle Kund*innen optimal betreuen zu können. Das bedeutet teilweise intensive Reisephasen und eine sehr gute Koordination mit dem Anspruch, niemandem absagen zu müssen.

Inwiefern war die Beratung der .garage hilfreich?

Die Beratung war für mich extrem wertvoll, weil ich eher ungeplant in die Selbstständigkeit gestartet bin und zunächst großen Respekt vor dem gesamten Prozess hatte.

Besonders durch Frederic habe ich viel Sicherheit gewonnen. Ich habe konkrete Tipps zu den ersten Schritten bekommen, wurde mit relevanten Kontakten, beispielsweise im rechtlichen und steuerlichen Bereich, vernetzt und habe insgesamt das Vertrauen entwickelt, diesen Schritt wirklich zu gehen. Danke noch einmal für diese wertvolle und essenzielle Hilfe in der Anfangsphase meiner Gründung. Neben der Beratung war Frederic vor allem jemand, den ich ganz unverblümt alles fragen konnte, was mir so in Kopf kam – und das sind zu Beginn wirklich vieles. Er ist bis heute noch jemand, den ich im Zweifel immer kontaktieren würde, quasi ein Mentor!

Was sind die wichtigsten Tools für Deine Arbeit?

Ein zentrales Tool ist definitiv mein Buchhaltungsprogramm, ohne Rechnungsstellung funktioniert kein Business. Hier arbeite ich vollständig digital, auch in enger Abstimmung mit meiner Steuerberaterin. Im Bereich KI nutze ich aktuell vor allem ChatGPT für Unterstützung im Arbeitsalltag. Gleichzeitig sehe ich hier noch viel Potenzial und bin offen, weitere Tools kennenzulernen und zu integrieren. Mein Business lebt aber auch noch sehr vom menschlichen Miteinander, und gerade weil jedes Projekt und jeder Kunde anders ist, lässt sich nichts repetitiv gleich aufsetzen. Ich nutze KI, aber stets mit meiner persönlichen Note.

Was sind Deine aktuellen Pläne und was wünschst Du Dir für die Zukunft?

Kurzfristig ist mein Ziel, die Qualität und den Standard meiner Arbeit konstant hochzuhalten und meine Kund*innen weiterhin zuverlässig zu begleiten. Langfristig wünsche ich mir weiteres Wachstum, nicht unbedingt durch ein großes Team (hiervor habe ich noch zu viel Respekt), sondern eher durch eine Partnerschaft mit einer Person, die ähnlich arbeitet wie ich. So könnten wir Kapazitäten bündeln und gemeinsam weiterwachsen.

Was ist für Dich das Schönste an Deinem Job?

Das Schönste an meinem Job ist tatsächlich, dass er mir heute – nach vielen Jahren im Angestelltenverhältnis – wieder richtig, richtig viel Freude macht. Ich habe meinen Beruf schon immer geliebt, aber es gab Phasen, in denen äußere Faktoren wie Corporate-Strukturen, Hierarchien oder auch Konstellationen im Team den Fokus ein Stück weit verschoben haben. Man war oft nicht mehr nur bei dem, was den Job eigentlich ausmacht, sondern auch mit Rahmenbedingungen beschäftigt, die Energie kosten. Seit ich selbstständig bin, ist das komplett anders. Ich stehe morgens auf und freue mich ehrlich auf meinen Arbeitstag, und das meine ich genauso. Ich habe wieder den vollen Fokus auf das, was ich liebe: Veranstaltungen zu konzipieren, Menschen zusammenzubringen und Erlebnisse zu schaffen. Was sich für mich auch stark verändert hat, ist das Thema Selbstbestimmtheit. Ich kann meine Arbeit so gestalten, wie ich es für sinnvoll halte, kann Entscheidungen eigenständig treffen und meine Kunden genauso begleiten, wie ich es für richtig halte. Diese Freiheit ist für mich unglaublich wertvoll. Ein weiterer Punkt ist die Zusammenarbeit auf Augenhöhe. In meiner Rolle als Selbstständige werde ich anders wahrgenommen als früher als Angestellte. Meine Kund*innen begegnen mir mit einem anderen Verständnis für meine Arbeit und sehen klar, welchen Beitrag ich leiste. Dadurch entsteht eine ganz andere Qualität in der Zusammenarbeit: partnerschaftlicher, wertschätzender und oft auch deutlich effizienter. Und vielleicht ein Punkt, der das alles ganz gut zusammenfasst: Ich habe heute nicht mehr das Gefühl, dass ich „Urlaub vom Job brauche“. Natürlich gibt es intensive Phasen, in denen ich mir bewusst Auszeiten nehme, aber die grundsätzliche Erschöpfung, die ich früher manchmal gespürt habe, ist weg. Stattdessen habe ich das Gefühl, genau am richtigen Platz zu sein.

Was möchtest Du anderen Gründerinnen und Gründern mit auf den Weg geben?

Habt Eure Finanzen im Griff! Am Anfang kann es schnell passieren, dass man sich von ersten Einnahmen mitreißen lässt. Deshalb mein klarer Rat: Behaltet Eure Zahlen im Blick und geht bewusst mit Eurem Geld um. Das, was auf dem Konto eingeht, ist nicht automatisch das, was ihr frei ausgeben könnt, insbesondere, wenn Steuern noch abgeführt werden müssen.

Schafft Euch Rücklagen und plant vorausschauend. Ich selbst bin eher eine vorsichtige Gründerin, und genau das hat mir in den letzten Jahren sehr geholfen. Situationen wie unerwartete Nachzahlungen, beispielsweise bei der Krankenkasse (gerade gestern den Bescheid einer Nachzahlung von über 5.000 € erhalten), überfordern mich nicht (auch wenn sie mich ärgern), weil ich entsprechend vorbereitet bin. Diese finanzielle Stabilität gibt unglaublich viel Sicherheit und rettet auch Euer Business (langfristig) in auftragsschwächeren Phasen. Hart formuliert: Nur so bleibt ihr überhaupt im Business – gescheiterte Existenzen und Insolvenzen sind nicht selten auf schlechten Umgang mit den Einnahmen zurückzuführen.

Darüber hinaus würde ich sagen: Bleibt authentisch. Wenn ihr wirklich hinter dem steht, was ihr macht, entwickelt ihr automatisch eine Klarheit in Eurem Auftreten, in Eurer Kommunikation und in Eurer Arbeitsweise. Und genau das spüren auch Eure Kund*innen. Diese Authentizität sorgt dafür, dass ihr die richtigen Menschen anzieht, also genau die, die zu Euch und Eurer Art zu arbeiten passen.

Und vielleicht noch ein letzter Punkt: Unterschätzt nicht, wie viel Vertrauen man auch erst einmal in sich selbst entwickeln muss. Selbstständigkeit bedeutet, Verantwortung zu übernehmen für Entscheidungen, für Finanzen, für Kundenbeziehungen. Aber genau darin liegt auch eine enorme Chance, sich weiterzuentwickeln und über sich hinauszuwachsen.

Vielen Dank für das Interview und weiterhin viel Erfolg!

Sarah Hagemann ist auch hier zu finden:

• • Website: occasioness.de
  • LinkedIn: Sarah Hagemann