Wer ein Unternehmen gründet, muss sich nicht nur mit der Geschäftsidee, Finanzierung und Kundengewinnung beschäftigen. Auch rechtliche Pflichten spielen von Beginn an eine wichtige Rolle. Eine davon ist die Eintragung ins Handelsregister. Doch was bedeutet dieser Schritt, für wen ist er verpflichtend und welche Vor- und Nachteile bringt er mit sich?
Was ist das Handelsregister?
Das Handelsregister ist ein öffentliches, elektronisch geführtes Verzeichnis, in dem kaufmännische Unternehmen erfasst werden. Es dient der Transparenz im Geschäftsverkehr und enthält wichtige Angaben zu einem Unternehmen, etwa die Rechtsform, den Sitz oder die Geschäftsführung. Es wird vom Amtsgericht geführt und über das gemeinsame Registerportal der Länder können diese Einträge von jeder interessierten Person eingesehen werden.
Wer muss sich ins Handelsregister eintragen lassen?
Eine Eintragungspflicht besteht nicht für alle Unternehmen. Ins Handelsregister müssen sich vor allem Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) eintragen lassen. Dazu zählen auch Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG sowie bestimmte Personengesellschaften wie OHG oder KG. Ebenfalls eintragungspflichtig sind Einzelunternehmen mit einem sogenannten kaufmännischen Gewerbebetrieb.
Als kaufmännischer Gewerbebetrieb gilt, wer komplexen Strukturen (z. B. Abteilungen) und hohe Umsätze hat. Ob ein Unternehmen dazugehört, entscheidet das Amtsgericht.
Wer benötigt keinen Handelsregistereintrag?
Wer hingegen ein Kleingewerbe betreibt oder als Einzelunternehmer*in ohne kaufmännischen Geschäftsbetrieb arbeitet, ist nicht eintragungspflichtig. Gleiches gilt für Freiberufler*innen wie Ärzt*innen, Designer*innen oder Rechtsanwält*innen.
Aber: Ein freiwilliger Eintrag ins Handelsregister ist für Kleingewerbetreibende sowie Einzelunternehmer*innen ohne kaufmännischer Geschäftsbetrieb möglich. Das macht sie zu Kaufleuten mit allen Rechten und Pflichten. Gleiches gilt für die GbR, welche mit dem Eintrag zu einer OHG wird.
Ablauf und Dauer der Eintragung
Der Ablauf einer Handelsregistereintragung erfolgt über ein Notariat, das die Anmeldung beim zuständigen Amtsgericht einreicht. Je nach Gesellschaftsform und Bearbeitungsstand des Gerichts kann der gesamte Prozess bis zu acht Wochen dauern. Verzögerungen entstehen häufig durch fehlende Unterlagen oder Rückfragen.
Für einige Gesellschaften, etwa die GmbH oder AG, ist der Handelsregistereintrag sogar Voraussetzung, um rechtlich zu entstehen. Zudem ist er oft notwendig, um in andere Register eingetragen zu werden oder bestimmte Verträge wie zum Beispiel Handelsverträge abschließen zu können.
Die Vor- und Nachteile des Handelsregistereintags im Überblick
Vorteile
- höheres Vertrauen bei Banken und Geschäftspartner*innen
- Schutz des Firmennamens (im eigenen Registerbezirk)
- Erweiterte Handlungsmöglichkeiten wie z.B. die Erteilung von Prokura
Nachteile
- mehr Bürokratie, z. B. durch Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzierung
- zusätzliche Kosten für z.B. Notar*in, Handelsregistergebühren sowie laufende Kosten für Steuerberatung
Fazit: Pflicht oder Chance für Gründer*innen?
Ob eine Eintragung ins Handelsregister notwendig oder sinnvoll ist, hängt also von der Unternehmensform, der Größe und den strategischen Zielen ab. Wer nicht eintragungspflichtig ist, sollte dennoch prüfen, ob die Vorteile wie etwa mehr Vertrauen und ein gestärkter Marktauftritt die zusätzlichen Pflichten aufwiegen.